Zwrot kosztów może być przyznany na wniosek pracodawcy prowadzącego zakład pracy chronionej u którego wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi co najmniej 50%.

Pomoc może być udzielona wyłącznie w odniesieniu do dodatkowych kosztów pracodawcy wynikających bezpośrednio z zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Refundacji może podlegać tylko różnica w kosztach, odpowiadająca dodatkowym kosztom, których pracodawca nie poniósłby w przypadku zatrudniania osób niebędących osobami niepełnosprawnymi.

Pracodawca może otrzymać zwrot:

Dodatkowych kosztów budowy lub przebudowy związanej z modernizacją obiektów i pomieszczeń zakładu. Udokumentowane koszty zakupu materiałów oraz koszty robót budowlanych, w rozumieniu przepisów Prawa budowlanego, w zakresie dotyczącym potrzeb osób niepełnosprawnych. Wartość zakupu materiałów oraz koszty robót budowlanych, pomniejsza się o wartość takich samych materiałów lub robót budowlanych, które zostałyby zakupione, wykonane lub sfinansowane w związku z dostosowaniem pomieszczeń do potrzeb osób niebędących osobami niepełnosprawnymi oraz budową lub przebudową związaną z modernizacją obiektów i pomieszczeń zakładu.
Dodatkowych kosztów transportowych.
- Koszty zakupu, obowiązkowego ubezpieczenia oraz eksploatacji środka transportu przeznaczonego i wykorzystywanego do przewozu pracowników niepełnosprawnych, skonstruowanego lub trwale przystosowanego do przewozu co najmniej dziewięciu osób, łącznie z kierowcą, w szczególności przystosowanego do transportu osób niepełnosprawnych.
- Koszty zakupu usług transportowych w zakresie dowożenia do pracy i z pracy osób niepełnosprawnych.
Dodatkowych kosztów administracyjnych. Koszty zatrudnienia pracowników obsługujących realizację uprawnień pracowników niepełnosprawnych oraz pracodawców, wynikających z ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, a także wykonanie obowiązków sprawozdawczych pracodawcy bezpośrednio związanych z zatrudnianiem osób niepełnosprawnych. Kwota refundacji kosztów administracyjnych nie może przekroczyć kwoty kosztów płacy pracowników, należnej za czas faktycznego wykonywania dodatkowych czynności, które nie zostałyby poniesione w przypadku, gdyby pracodawca zatrudniał wyłącznie pracowników niebędących osobami niepełnosprawnymi.

Pomoc jest udzielana w formie refundacji kosztów poniesionych przez pracodawcę w okresie od dnia 1 stycznia roku, którego dotyczy wniosek, nie wcześniej jednak niż po dniu złożenia tego wniosku.

Jak ubiegać się o pomoc?

Wnioski o refundację można składać w Oddziałach Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, właściwych dla siedziby pracodawcy, w terminie do dnia 30 listopada roku poprzedzającego rok, którego dotyczy refundacja. W przypadku pracodawców, którzy uzyskali status zakładu pracy chronionej po dniu 1 listopada danego roku kalendarzowego, termin przedłuża się do dnia 31 stycznia roku następnego. W przypadku pracodawców, którzy uzyskali status zakładu pracy chronionej w danym roku kalendarzowym, wniosek o refundację na ten rok składa się w terminie do dnia 30 listopada tego roku.
Fundusz sprawdza wniosek pod względem rachunkowym i formalnym. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości we wniosku wzywa do ich usunięcia w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania. W przypadku niezachowania terminu Fundusz informuje pracodawcę o pozostawieniu wniosku bez rozpatrzenia.
W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku Fundusz informuje pracodawcę o jego rozpatrzeniu, wzywając go do negocjacji warunków umowy.
W terminie 14 dni od dnia zakończenia negocjacji Fundusz zawiera umowę z pracodawcą. Umowa obejmuje koszty jednego roku kalendarzowego. W przypadku, gdy koszty ponoszone są przez kolejne lata, tzn. obejmują okres dłuższy niż rok, wnioski należy składać oddzielnie na każdy rok.
Refundacja wypłacana jest w transzach kwartalnych na podstawie składanych przez pracodawcę wystąpień. Wystąpienie o wypłatę transzy refundacji składane jest w terminie nie dłuższym niż do końca drugiego miesiąca następującego po rozliczanym kwartale.